Friday, 28 January 2011

FORMAT DATA PADA EXCEL

Tampilan suatu laporan hasil pengolahan data dengan Excel akan lebih menarik bila digunakan format yang sesuai. Hal ini bisa dilakukan dengan berbagai cara, yaitu dengan melakukan:

  1. Memformat worksheet.
  2. Memformat angka.
  3. Format pada teks dan data.

1. Memformat Worksheet

Untuk mendapatkan hasil yang lebih optimal, sebuah laporan tidak hanya memperhatikan isi tabel tapi juga harus memperhatikan layout dan formatnya sehingga akan dibaca lebih mudah dan menarik.

A. Menambah border pada tabel.

Border adalah garis berbentuk vertikal, horisontal atau berupa bingkai di sekeliling sel atau range. Sebelumnya buatlah tabel sebagai berikut:

Judul: Daftar Peserta Pelatihan

Nama

Usia (thn)

A

31

B

32

C

33

D

34

E

32

F

31

G

30

H

29


Langkah pembuatan border sebagai berikut:

  1. Sorot sel atau range yang akan diberi border, misalnya A2:B10.
  2. Klik kanan pada range, lalu pilih Format Cells, dan klik tab Border
  3. Misalkan kita inginkan Border/batas dari range A2:B10 diberi garis tebal dengan warna biru, maka caranya adalah kita pilih Color biru, lalu kita tentukan Line Style nya, lalu kita pilih presets Outline.

Pemformatan border juga dapat dilakukan melalui toolbar formatting dan toolbar border. Langkah yang digunakan untuk menambahkan border pada tabel melalui toolbar formatting adalah:

  1. Sorot sel atau range yang akan diberi border.
  2. Klik drop down Borders pada toolbar Formatting.
  3. Pilih salah satu pilihan, misalnya Outside Borders, maka di sekeliling batas luar range yang disorot akan diberi garis. Silahkan mencoba pilihan lainnya (Bottom border, Left border, dll)

Cara lain membuat border adalah dengan menggunakan pensil border, yang bisa diperoleh dengan cara:

  1. Tanpa menyorot range, langsung klik drop down Borders pada toolbar Formatting.
  2. Klik Draw Border, maka muncul gambar pensil border dan kotak dialog Border.
  3. Dengan pensil border maka kita bisa menggambar batas range. Silahkan melakukan percobaan dengan kotak dialog Border di atas, dengan perintah-perintah Draw Border Grid, Erase Border, Line Style, dan Line Color.

B. Menambah shading pada tabel.

Shading adalah warna dan pola background yang dimiliki oleh suatu sel atau range. Langkah yang digunakan untuk menambahkan warna pada tabel melalui toolbar Formatting adalah:

  1. Sorot sel atau range yang akan diberi shading, misalnya range A2:B2.
  2. Klik Fill Color pada toolbar Formatting.
  3. Klik salah satu warna, misalnya abu-abu, maka hasilnya sebagai berikut:

C. Mengatur ukuran dan posisi teks dalam sel/range.

Ukuran teks yang tepat akan membuat tabel yang dibuat tampak menarik. Ikuti langkah-langkah di bawah untuk mengatur font dan ukuran huruf dan posisi teks.

Untuk mengatur font dan ukuran huruf pada teks dalam sel/range:

  1. Sorot sel atau range yang akan diganti ukuran selnya, misalnya range A2:B10.
  2. Pilih ukuran huruf pada kotak drop down yaitu 12.
  3. Pilih font pada kotak drop down font yaitu Courier, maka hasilnya sebagai berikut:

Untuk mengatur posisi teks dalam sel:

  1. Sorot sel atau range yang akan diatur posisi teksnya.
  2. Klik tombol Align Left (rata kiri), Center (rata tengah), Align Right, atau Justify (rata kanan-kiri).

2.2 Memformat Angka

A. Menambahkan dan menghapus simbol mata uang, angka desimal dan harga negatif.

Sebelumnya buatlah tabel sebagai berikut:

Judul: Daftar Kebutuhan Barang X Tiap Tahun

Tahun

Jumlah

Harga Satuan

Harga Total

1998

5

1000000


1999

6

2000000


2000

7

2000000


2001

5

2200000


2002

4

2200000


2003

9

2500000


2004

10

2600000


2005

8

2800000


Untuk menambahkan simbol mata uang, langkahnya adalah:

  1. Sorot sel atau range yang akan diberi simbol mata uangnya, misalnya range C3:C10.
  2. Klik menu Format, lalu pilih Cells...Ctrl+1, maka muncul kotak dialog Format Cells.
  3. Pada kotak dialog Format Cells di atas, pilih tab Number. Pada daftar Category, pilih Currency. Pada Symbol, pilih simbol mata uang yang ingin ditambahkan, misalnya Rp Indonesian atau cukup Rp saja. Klik OK, maka hasilnya sebagai berikut:
  4. Terlihat bahwa nilai-nilai pada Harga Satuan menjadi tanda pagar semua, yang terjadi karena lebar kolom tidak mencukupi. Hal ini bisa diatasi dengan mendrag tepi kolom, atau dengan memilih tab Alignment pada kotak dialog Format Cells, lalu pada Text control centang pilihan Shrink to fit, yang bermaksud menyusutkan huruf pada suatu sel sehingga sesuai lebar kolom.

Terlihat bahwa ukuran angka pada harga satuan barang menyusut. Dari kotak dialog Format Cells terlihat bahwa range C3:C10 diformat untuk memiliki 2 angka desimal di belakang koma (lihat daftar Decimal places), serta bisa menampilkan harga negatif (lihat daftar Negative numbers).

B. Memformat angka sebagai teks.

Angka yang dimasukkan langsung sebagai teks tidak akan ikut dihitung dalam operasi aritmetika. Tetapi angka yang sudah tertera dalam sel apabila diubah formatnya menjadi teks tetap dapat diikutkan dalam operasi fungsi. Dalam sel yang belum diberi format rata kiri, tengah, atau kanan, data berupa angka diletakkan rata kanan dan yang berupa teks diletakkan rata kiri. Langkah untuk memformat angka sebagai teks adalah:

  1. Sorot sel atau range yang akan diformat, misalnya C5:C7.
  2. Pada menu Format, klik Cells... Ctrl+1, klik tab Number, lalu pada daftar Category pilih Text. Klik OK sehingga hasilnya sebagai berikut:


2.3 Memformat Teks dan Data

A. Menggabungkan atau memecah beberapa sel.

Penggabungan sel dilakukan misalnya pada kasus pemberian judul sebuah tabel. Hal ini terjadi karena judul sebuah tabel biasanya melintasi beberapa sel, sedangkan kita menginginkan judul tersebut Center atau rata tengah.

Langkah penggabungannya sebagai berikut:

  1. Sorot range yang akan digabungkan menjadi 1 sel, misalnya A1:D1.
  2. Klik tombol Merge and Center pada toolbar Formatting. Keempat sel tersebut akan menjadi satu sel.
  3. Klik kembali tombol Merge and Center untuk memecah sel tersebut seperti semula.

No comments: